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【引导力】系列之“会议引导锦囊”【4】会议结尾

2015-07-23 11:51 籍成

【锦囊7】认识"决策阶梯"


会议要最终达成价值,就需要形成决策,"议而不决"往往被认为是会议最大的失败。作为引导者,要确保会议最终交付价值,有必要了解一下团队是如何做决策的——即所谓的“决策阶梯”。
“决策阶梯”包含了五种常见的决策达成方式,如下所示:
【特别说明】本文所述的决策质量和效率,仅限定会议引导场景而言。
1
自然达成
在决策的过程中,参与者中没有人表达不同的意见,没有观点的交锋和激烈的辩论,似乎“所有的人都同意”。这种情况似乎很和谐,很理想;但值得引导者注意的是:“没有人反对”不能完全等同于“所有人都同意”。与会者缺乏安全感、会议中缺乏引导、与会者参与不足、缺乏会议背景信息等情况,都可能导致决策时“没有人反对”的局面,但这种情况下的决策质量其实是无法保证的。
优势
劣势
VS
● 决策最快达成
● 决策中冲突降到最低
决策质量无法保证 ●
真正的自然达成很少见 ●
2
权威拍板
由权威或专家,运用其决策权或否决权,单方面做出决策。这种情况决策的速度也很快,某些情况也的确适用权威拍板的决策方式。
● 比如在瞬息万变的情况下,需要紧急迅速地集中力量采取行动的场合(这也是军队在作战指挥中普遍采取的决策方式)。
● 或者在权利存在明显界限的场合,如一个团队的新组建初期。
但是引导者应当意识到,权威拍板的决策方式可能会压制不同的意见,进而导致后续落实执行不力。同时,所决策问题的复杂度和不确定性越高,权威和专家考虑不周,影响决策质量的可能性也会越大。
优势
劣势
VS
● 决策达成快,便于快速行动
● 发挥权威和专家的信息,特长优势
不同意见被压制,落实执行不力 ●
复杂问题考虑不周 ●
3
方案折中
在会议结尾达成决策的阶段,面对各种方案的不确定性,引导与会者在最乐观方案和最悲观方案中选取折中方案,既不过于乐观以至于忽视风险,也不过于保守以至于丧失机会,取得风险和机会的均衡。方案折中的决策方式,常用于会议议题具有高度不确定性的场景。
优势
劣势
VS
● 获得风险和机会的均衡
● 缓解对抗和冲突
可能获得的并非最佳方案 ●
可能无法获得任何一方的认同 ●
4
集体投票
在现实生活中,小到微信调查,大到选举总统,集体投票是最常用的民主形成决策的方式。
但会议引导者是否采用投票方式,需要考虑一些因素。
● 集体投票前,需要确保所有参与者对备选的提案形成共同的理解,消除歧义,统一语言,清楚误区;
● 集体投票更适用于参与人数较多的会议场景;而对于参与人数较少的会议,比如人数7~9的Scrum团队会议,集体投票的方式容易造成意见的“分派系”,将对决策本身的关注转化为对“输赢”的对抗,进而影响决策的执行和落地;
优势
劣势
VS
● 确保参与者都有均等机会发表意见
● 少数服从多数
造成意见派系和输赢对抗 ●
人数少的小范围会议不适用 ●
5
集体共识
要引导集体共识,引导者自身首先要明白什么是“共识”? 共识——从字面的理解就是“共同的认识”。然而,从会议引导的角度来讲,共识有着更深层次的含义。
从上图可以看出,会议引导中强调的共识,指的是目标和行为上的一致,而并不强求在思想、价值观和理念原则上的一致。正如同 国共两党就“团结起来,一致抗战”在目标和行为上达成了“共识”,但这并不意味着双方在思想理念和价值观上的统一。
之所以说共识不强求思想的统一,有如下原因:
● 【难以统一思想】人的思想和价值观是难以改变的,尤其是具有独立思考能力的成年知识工作者。当然,需要承认,这个世界上存在着一些东西,能够改变人的思想,比如宗教。
但是,如果聚焦到会议的场景下,引导者如果将“统一参与者的思想”作为达成共识的目标,其难度可想而知,结果绝大多数情况下是无法达成“共识”。
● 【没必要统一思想】况且,会议的决策最终需要落地实施,因此只要大家建立统一的目标,愿意付诸行动保证目标的达成即可。
● 【统一思想未必好】从大自然的演化到人类社会的发展,无数实例都说明了一点——“多样性”是组织健康发展的保证,也是激发创新的源泉。
基于上述的原因,在会议中,引导者应该让与会者充分表达各自想法,共享信息,实现不同观点的充分交流和碰撞,并在此基础上,互相理解包容,求同存异,最终凝聚到目标和行为上的共识——这样的共识才是切实的,有利于真正落地实施的。
同时,引导者还应意识到,在会议中,决策的形成绝不仅仅是会议结尾时的事情,要注意随着会议的进行,持续地促成共识的达成。
优势
劣势
VS
● 充分参与,信息共享
● 求同存异,有利于决策落地实施
● 多样性的思想和观点碰撞带来创新
达成集体共识的过程相对较慢 ●
容易陷入“统一思想”的误区 ●
Tip
通过认识决策阶梯,引导者应该意识到各种决策方式均各有利弊,没有绝对的优劣之分;因此要求引导者能够在不同的会议场景下,面对不同的议题和不同的参与者,选取适应的决策方式,保证决策形成效率及决策落地效率的平衡。
【锦囊8】会议总结五要素
会议结尾,还需要做好对整个会议的总结,这里包括以下五个要素
★ Review – 回顾整个会议的过程和达成的成果,查漏补缺;
★ Action – 确认会议形成的后续行动计划,再次确认并获取计划实施者的行动承诺;
★ Issues – 回顾会议中讨论到的问题,以及未得到答案的问题,包括会议中使用到的“停车场(Parking Lot)”中停驻的问题,形成后续的讨论计划安排;
★ Thanks – 即对参与本次会议的与会者致谢,同时将会前和会中约定的相关承诺进行兑现,比如公约中的红包发放^—^
★ Visiable – 可视化会议总结,在会议结实时需要将相关的总结信息写出来,便于大家共同确认和检查。
【锦囊9】会后三项关注点
在会议结束之后,引导者还需要关注:
★ 对会议本身及会议组织的回顾和反馈
★ ActionList落实情况
★ 风险及新的变化,随时准备发起后续会议(伪共识)
至此,我们完成了引导者
在会议 全程中的引导要点
汇总如下


① 会议前


【锦囊1】会议准备5P框架
【锦囊2】会议流程设计工具箱
② 会议开始
【锦囊3】会议开场7要素
③会议中
【锦囊4】会议中引导者“四查”
【锦囊5】会议中7大破坏行为应对
【锦囊6】会议中三种角色平衡术
④ 会议结束
【锦囊7】决策阶梯
【锦囊8】会议总结5要素
⑤ 会议后
【锦囊9】会后三项关注点




引导力是现今管理者的核心素质,会议引导是引导力的MVP

而在这方面【会议引导锦囊】系列仅仅提供了一些参考和建议

反复实践,反复揣摩,运用之妙,存乎一心!

愿大家都能在引导力修炼的路上迈出坚实的一步。





 
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