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如何驾驭你每周的工作?

2013-06-04 17:22 倍智人才talebase

       Nelson女士是一家生物技术公司的项目经理,她回忆说,有一次她在办公室厨房里偶然听到一段好奇的谈话,两位同事感叹他们没完没了的工作负荷。一个说自己每周工作60小时,他记得一直是这样;另一位声称,他每天晚上工作到7点,连午饭时间也在工作。

       正如Nelson在她的新电子书《驯服每周工作》中写道,“我也很忙,但是不能跟他们一同哀叹长时间的工作,因为这不是我的问题。我选择不再疯狂工作。大多数时候,我每周工作40-45小时。”有趣的是,虽然她与那两位劳累的同事在同一家公司工作,但她的职业生活压缩得刚刚好。她监管五名直接下属和十位承包商、直接和间接地管理五个项目、掌管七位数的预算资金,还要在合理的时间回到家中照顾两个年幼的女儿——而且有足够的精力去维护一个受欢迎的博客“漫游科学家”。

       Nelson怎么做到的?我追上她,要学习她的秘密。

       作为项目经理,你很明白,让团队成员日复一日以合理的水平持续工作,是你职责中的关键部分。你怎么能做到这一点?我猜想,这不仅因为你是个好人。

       Nelson:实际上,开始也只是因为我是个和善的人。但后来我开始感兴趣一个问题:为什么有些团队能在规定时间和预算内完成神奇的项目,而其它团队汗流浃背才能做到?我仔细研究我周围的高性能团队,我看到他们实际上并没有明显拖长工作时间。

       这让我思考,对一个团队来说,每天实际上要工作多长时间。我意识到,持续延长工作时间反而有可能推迟项目完成。因为1)过度劳累的人会犯更多错误,而错误需要改正时间;2)疲劳的人感到厌烦,有可能退出,然后不得不寻找和训练替代者,该项目必须承受时间损失;3)如果出现错误,就没有空间来在短时间内增加工作强度。

       你建议在任何情况下,在工作进程中都要限制工作负荷。考虑到总有无数的事情要做,人们怎么能做到限制工作负荷呢?

       项目执行中限制工作量的观念来自叫做“看板”的项目管理技术,这也包括排列工作的观念。我认为这是一个强大理念——你抓住必须完成的工作,这样就不会忘记它们;但你将它们清楚显示在待办事项列表上,这样你就可以保持专注,实际上在进程中完成任务。无论是工作中,还是在家里,我一直在尝试这个方法,它确实帮助我完成了更多事情。

       没干劲儿的时候你怎么办,才能让自己工作中不浪费时间?

       这方面我有几个窍门。一是把我的待办事项清单上的项目分解为更小的任务,让人不做它就说不过去。我不断细分任务,直到我看到一件琐碎小事,如果不做会让我感到羞愧,只好就去做了。当我完成一件总想逃避的任务,我也会答应给自己一点奖励,比如散步或者吃块巧克力。散步实际上有双重功能——既是奖励,也帮我恢复精力。

       你有时晚上工作。你如何为加班设定上限,让你仍然能得到减压时间?

       我会列出清单,写在便条上,只写我今晚想完成的事情。在家工作的时候,我把它贴在笔记本电脑上,按照清单工作。一旦我做完单子上的活儿,我就关闭电脑,做些放松的事情。

 

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