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【T-share】时间管理是一句空话,请用20%时间“吃青蛙”

2014-08-19 12:16 倍智人才talebase

别再想着管理时间了。找出你一天、一周、一个月、一年、一生中最重要的三件事,它们就是你必须吃掉的“三只青蛙”。利用帕累托定律,每天划出20%的时间,集中精力,专门对付这三只青蛙。坚持不懈,你的人生就能取得完全不同的成就。


每天的时间似乎永远也不够用,不足以让我们完成所有想完成的事情。那么,为什么有些人总能更有效地利用时间,从而取得比其他人更大的成就呢?


1)明确你的“三只大青蛙”


问自己一个问题:“如果我只能在2014年完成一件将对我的工作和事业产生最大影响的事,它会是什么?”把它写下来。然后再找出一个,也把它写下来。最后再写一个。这就是你的“三只青蛙”。


它们很可能是一些非常重要,需要你持续保持专注度才能完成的大事。它们很难,它们又大又丑!把你的注意力缩小到“三大”重要目标之后,再开始运用时间管理的帕累托定律:“80%的成就源自20%的活动。它意味着,在一个8小时工作日,效率的差异往往取决于你做最重要事情的那一小时。问题是:你将如何使用这一个小时?

2)先吃掉“最大、最丑的那只青蛙”


我们所说的“又大又丑”指的是,这三项目标中比其他两项更重要、更困难的那个目标。


专注于最重要的活动,每天至少在它身上投入你20%的时间,你需要应用史蒂芬•柯维的“时间矩阵”(Time Matrix)。这套矩阵标注了“紧急的”和“重要的”任务,如下图所示:

迅速分析这套时间矩阵之后,你就会清楚地发现,最有效利用20%时间的方式就是专注于矩阵右上角那些“重要但不紧急的”活动。是的,会有许多人和事以“万分紧急”之名,要求你投入时间。其中一些也的确比较重要,不能回避。但你会发现,忙碌了一阵子后,时间被一些无法帮你获得进步的事情消耗掉了。


此处蕴含的信息是:每天至少投入20%的可用时间,从事你的“三只青蛙”之一,它们皆是“不紧急,但重要的”活动。如果你不这样做,你就会身心疲惫,总是被一些紧迫的问题和危机牵着走。简而言之,你会“失控”,任由一些堪称“时间大盗”的“紧急”活动摆布。


3)每天保护自己的“青蛙时间”


如何确保你每周有足够时间专注于那些“又大又丑的青蛙”?它意味着,你需要在可利用的时间周围划出保护圈,不惜一切代价守住这个保护圈,以有效利用时间。简单地说,“保护你的时间”意味着你必须:


对一些浪费时间的活动说“不”,比如各种打扰,不必要的电话,会议和电子邮件等等。


在日历上划出“青蛙时间”,给予它“神圣不可侵犯”的地位,这样你就可以确保专注于优先事项的时间。


关掉手机,忽略电子邮件,关上门,在允许的时间内“吃掉尽可能多的青蛙”。


如果有人想打断你,只需向他们解释,这是你的“青蛙时间”,你晚些时候会与他们联系。


随着时间的推移,人们就会开始尊重你集中精力的方式,他们肯定也将注意到你正在产生卓有成效的成果。


4)把“青蛙法则”应用到你的整个生活


效率不应该只体现在与工作有关的“青蛙”身上!在你生活的每个领域,确认意义重大的“三只青蛙”:


健康

家庭

个人理财

建立关系

成长与发展

放松与享受


这些就是史蒂芬•柯维所说的“高杠杆”活动:相对于所花费的时间,它们往往能够产生投资回报率更高的成果。这正是时间管理的真谛所在:围绕“重要,但不紧急的”高杠杆活动组织时间。


挑出本年度的“三只青蛙”

每个季度的“三只青蛙”

每月的“三只青蛙”

每周的“三只青蛙”

每天的“三只青蛙”


如果你悉心实践这项法则,把20%的时间投资在这些重要事项上,坚持一整年,你就可以取得超出自己想象的成就。而且,你依然可以利用其余80%的时间来处理所有那些“急事”。


5)严格遵循每天的“待办事项清单”


一项研究重点考察了世界上最成功的一批人,探寻他们高效率的秘密。经过数千次采访,头号因素终于浮出水面:他们制定每日“待办事项清单”,还会定期频繁审视。一天结束时,他们都不会忘记为次日创建新清单。


但这还不是全部。他们不仅每天都创建一份“待办事项清单”,而且还确保每天的“待办事项”包括对自己职业生涯和个人生活具有重大意义的活动。


你的收件箱不是你的“待办事项清单”!我们时常发现,很多上班族坐下后,往往首先打开电子邮件,然后一件接一件地处理这些事项。当然,他们看起来“很忙”。这种做法的问题在于,它导致你在没有事先安排的情况下,随机使用时间,这样的工作注定是低效的!


到底应该怎么办呢?


限制你在电子邮件上花费的时间:一天三次,每次用30分钟处理电子邮件。


简明扼要,态度诚恳地回复邮件。


选择邮件中与你的“三只青蛙”匹配的事项,优先处理。


把一些不太重要的事项放入“跟进”文件夹。


让人们知道你将在稍后联系他们,你目前正在专注于从事其他事情。


如果不这样做,会发生什么事情?你会让自己沦为“电子邮件的奴隶”。而且你会发现,一天到头,烟冒了不少,但没有多少火苗,几乎没有煮熟任何东西!到了年底,你不会因为“按照收件次序,及时回复了所有邮件”而获得奖励,也不会因此得到提拔。


最后分享一点——时间就是生命。你能在多大程度上利用好时间将决定你能否有所成就。被动、磕磕绊绊地度过每一天是一种极其痛苦的生活方式。有效率意味着你设定好自己的立场,每天专注于你的“三只青蛙”,过滤掉不重要的事情,学会说“不”,直至你攀上事业的顶峰。


但光知道这个事实是没用的。现在的问题是:你将如何度过永远也无法重来的余生?只有你自己才能决定。


“我们永远无法真正打破普遍规律。面对它们,我们只能不断重塑自我。”——史蒂芬•柯维。

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