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HR沟通术:一句话的魔力

2015-01-28 20:27 人岗匹配专家

你想避开无日不有的办公室冲突?你想在错综复杂的工作中让你的专业能力被了解?你想在部门分工中让你的绩效被看见?在这个日益复杂的现代职场中,掌握沟通的魔力正是让我们工作愉快、职场升迁发展的关键。

让你的能力被看见

“我们来到一个人力资源供过于求的世界,供过于求的结果将引起过度竞争。”前英业达副董事长温世仁在《供过于求的世界》一书中早已点出今天职场的人力困局。某人力银行行销总监丘文仁则进一步诠释:“沟通是一种行销的过程,一个上班族空有一身武艺,却无法透过适切的包装来呈现,你的努力很可能会被埋没。”

让你的专业能力被了解,让你的工作绩效被看见,这是沟通在现代职场中的积极意义。但沟通在现代职场中的消极意义,你可能更常感同身受。办公室随时爆发的冲突仿佛就是现代职场难以免除的副产品。主管猪头、部属不肯配合、同事紧张竞争、合作伙伴意见不一、客户无理挑剔,时时让办公室低气压笼罩,再再让上班族抓狂不已。

二次大战名将麦克阿瑟已为现代职场的需要做了预示:“沟通的目的不是为了增加了解,而是要避免误解。”

本位主义摆一边

沟通是一种专业,更是一种心态。明基电通计算机营销总部总经理洪汉青回想自己刚入职场时,由于个性很急,总觉得大家的想法应该都和他一样。“这样做啊,Let’s go!”虽然他这样说,结果发现大家都不动,“当时年轻嘛!思考比较不周详,少帮别人想。”洪汉青后来了解别人未必和自己想的一样,沟通必须先把自己的本位主义摆一边。

怎样沟通最有效?

没有人天生就会沟通,所幸沟通很容易学习,但关键是要不断地练习。著名的沟通专家、台湾卡内基课程负责人黑幼龙强调,沟通不是一种学问,也不是一种知识,而是一种习惯,没有练习就学不会

那么该从哪些方面练习沟通的技巧呢?台积电人力资源副总经理张秉衡认为,好的沟通应该将自己要表达的意思说清楚,还要懂得听到别人什幺地方意见不同。的确,沟通就是一种双向的互动,是表达与聆听的艺术,但是怎么说、怎么听,却各有巧妙不同。

说故事

说故事是最有效的沟通。《华尔街日报》有一次访问了两百位副总经理以上的高阶经理人,问他们对于听演讲有什幺感觉,结果46%说很乏味,44%说听了想睡觉,可见如何说得让人印象深刻又深受启发,实非易事。亚都丽致饭店总裁严长寿则有他一套独特的沟通方式,他最常说起自己年轻时候的故事,来和年轻员工分享他的人生哲学。

提问

你想问,对方未必想答,如何问出症结、解决问题,也是一大挑战。美商安码商务系统公司台湾区总经理吴玉龙就有类似的经验。他以前说话都采命令式,有位业务同仁觉得向他报告是件很痛苦的事,因此都报喜不报忧,以免面对一连串的质问。

吴玉龙发现自己提问语气的毛病后,开始用软性的话家常方式,询问对方的工作状况,再问问“最近有没有遇到比较难缠的客户?”“有没有什幺需要支持的?”某次这位业务同仁好不容易在鼓励下说出问题,他没有责备和怪罪,而是先认同业务同仁的努力,再一起讨论补救的方式,最后并赞赏对方能勇敢地说出问题。从此,就像施了魔法一样,他们之间原本的沟通落差就消弭了。

倾听

大多数人都多说而少听,然而让自己积极、耐心地聆听,会有令你意想不到的收获。即将派驻哥斯达黎加的外交官朱怡静,在国内负责安排外宾的接待与参访机构的行程,工作十分忙碌又不容出现丝毫错误,以免贻笑大方。有一次她在接洽的过程中,对方一位自称X先生的人来电,问了许多细节的问题。

根据朱怡静往常的经验,没有人会问得这么详细,而她手上待办事项还有一大堆,心里实在着急。她快要失去耐性了,可是她告诉自己还是好好听完对方的问题,能当场回答的就回答,其余的经查明后再回复。终于,对方满意地挂上电话。朱怡静松了一口气,同事这时候告诉她,X先生是国外对口单位的高阶主管。“我非常庆幸耐心地倾听,没有得罪他。”朱怡静积极地聆听,不用多说话,就完成一次绝佳的沟通。

主动出击

老板需要为下属的作为负责,更必须扛起业绩压力,他有权知道工作的一切进度,因为这就是他的工作,试想如果你无法掌握你的工作状况,结果充满了不确定性,那会是多么地不安?切记,在执行任务的过程中,主动回报进度也是下属的职责之一。王子云以雅芳公司为例,夏季原本5亿元的目标,因为今年大太阳到6月中才露脸,影响美白和防晒产品的销售,现在只能卖到4亿元了。然而当下属只跟她说业绩没问题,却未告诉她剩下1亿元的营收哪里来,她实在无法放得下心,“这不是信不信任的问题,而是负责任。”

多练习

就像沟通达人黑幼龙一再强调,沟通力的培养重点就是不断练习,“沟通和游泳一样,看多少本书、听多少场演讲,没有下游泳池游过,还是不会游。”接下来,就让我们一起练习,在做完沟通力测验、了解自己的沟通类型后,再就职场最需要的沟通力、倾听力、提问力、演示文稿力,来为你的职场加分,让你找回久违的职场幸福感!

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