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如何正确的使用手机处理邮件?

2013-05-31 18:04 InfoQ

现在都移动互联网,无论是QQ、微博、微信、还是工作邮件,都揣在手机上到处跑。


很多人开始用手机收发工作邮件后,都纷纷表示遇到了一个问题:工作和生活没有了界限——因为任何时候都可能去响应一封工作邮件。


而且,手机的特性是利于信息接收与快速反馈,但不利于任务处理;因此,需要进行任务处理的邮件,反而会因为在手机上接收了,而在工作时间内忘记处理。


后来,我遇到了更严重的问题:注意力无法集中综合征。听到手机有点动静,就会放下手上的事情去查看手机,导致做各种事情的效率都大幅下降。


有些团队还遇到很多其他的问题,性质是差不多的,比如使用微信和QQ进行工作讨论,进一步让工作和生活没有了界限。对于21世纪的现代人而言,这种界限失调、注意力下降(从而导致效率下降)的问题非常常见。


因此,现代人有必要需要学习新的技能去处理这类问题。“道哥的黑板报”之前提到过一种划分界限的方式,就是在物理空间上划分工作区和非工作区,只要离开工作区,就不再处理任何工作相关的内容。我目前也在实践一些方法,主要应对注意力下降的问题。简单来说就是一句话:


自己把控自己的时间,在固定的时间做固定的事情。


这个技巧的第一要点就是:


学会无视。


在自己选择的时间处理邮件,而不是在邮件找你的时候。当手机发出提醒的声音——无论是邮件也好,短信也好,QQ信息也好——的时候,不要去理它。如果你走在路上,等你走到地方站稳了再看;如果你等的车正在进站,等你上车了再看;如果你在吃饭,等吃完饭再看。邮件不需要你在5分钟内回复,它的反馈周期可以是12个小时甚至更久。如果真有急事,电话会找你。


不是所有的邮件都一样重要。善用Gmail的过滤器和标签自动筛选大部分的邮件。自动化过滤之后在信箱里的,跟自己无关的邮件,直接归档;可以立即回复、回复后无需跟进的邮件,直接回复并归档;必须在电脑上处理或需要另外找时间处理的,回复、加标签并加星标记录。


最终,只有进入你的工作Todo的任务,才去做。如果有必要,你需要跟所有人(同事)声明这一点。


这不是不负责任,而是职业性。


在以前的IT界,一直有一个工种跟当前这种“经常受到打扰”的状态十分贴近,那就是系统管理员/运维。运维的特点是什么?如果生产环境的服务器出现故障,导致网站无法访问或其他严重问题,那么身为该系统的运维,无论这是在凌晨3点,还是你正在洗澡,或者在跟老婆滚床单,你的手机(呼机)一响,你都要立刻跳起来查看是不是报警信息,是什么报警信息,并当下做出处理——包括从物理上跑到机房去处理。


有人说,这不是很苦逼?跟消防队员的生活也差不多了。实际上,正是这么苦逼,很多运维一直觉得自己是救火队员。


现在在移动互联网的影响下,全人类开始向消防队员的生活方式靠拢,但运维们却已经陆续找到了一些方式,将自己从这苦海中拖出来。


如果不想继续苦逼,我们需要向运维人员学习经验。


EverythingSysadmin.com的作者Tom Limoncelli在运维界以传播时间管理的理念和技巧而广为人知,这里我想分享他在两年前的系统管理员日上分享的一系列文章:32 Questions for Your Sysadmin Team。这一系列文章现在已经转移到了一个独立的网站:opsreportcard.com


该系列文章的中文翻译版本叫做“自测宝典:系统管理员团队管理32问”,大家可以去搜搜看。下面,我从这个系列文章中摘抄几段内容,大家可以看看,感受一下。


有没有使用Ticket System?人的记忆能力与计算机相比不可同日而语。期望系统管理员能够记住所有来自用户的请求无异于痴人说梦。将所有请求保存在一套数据库中有助于团队内部对信息的共享。


电子邮件的自动化生成处理是不是仅在必要时启动?计划任务每天都在派发耸人听闻的警示报告,而就在大家渐渐无视这些废话时,真正的隐患很可能就在眼皮底下被忽略了。我的原则很简单:

  • 如果需要立即调动人马解决:发送页面或短信提示。

  • 如果需要在24小时之内处理:创建新项目。

  • 如果是信息类内容:将其记录到文档中。

  • 如果没有实质性信息,则什么都不做。

一旦发生问题,有没有一套机制专门用于记录故障信息?故障发生之后,你会将各项细节记录下来以便日后查询、还是希望问题随着时间逐渐淡出人们的视野呢?一份合格的故障信息报告中应该包含完整的时间轴,详细记录发生何事、由何人引起、曾如何尝试修复、业务受到了何种影响并具备详尽的解决方案列表,以防止此类问题的再次发生。


有没有被响个不停的呼叫搞得心烦意乱?呼叫轮换计划文档标明了谁、何时将“携带呼叫机”。它对你的服务体现在让你有时间规划一下工作之外的生活。我人生中具备最高优先级的原则是保有工作与生活的完美平衡。如果你还没有找寻到适合自己的平衡点,并且也没制定什么轮换计划,别犹豫,马上行动吧。

 
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