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《卓有成效的管理者》阅读笔记:增进时间管理有效性的三个步骤

2014-05-26 17:51 杨赛

这篇笔记算是第一篇笔记的一个副篇,将增进时间有效性的几个可执行步骤抽取了出来。笔记的重点在第二步,不过对于大部分人来说,即使只在第一步上多下功夫,时间有效性很可能就会有显著的改善。


第一步:用笔——而不是靠记忆——记录自己的时间到底用在哪儿了。记录至少精确到小时。


第二步:回顾这份记录,逐项逐项的问:


1、“这件事如果不做,会有什么后果?”


把不会造成影响的事情立刻取消。


一位管理者大刀阔斧的减少不必要的工作,绝不会有太大的风险。第二次世界大战期间,罗斯福总统的机要顾问霍普金斯先生当年已经体衰力竭,举步维艰,每隔一天才能办公几个小时。因此他不得不把一切事务都撇开,仅处理真正重要的工作,但这丝毫无损于他的有效性。他完成的任务,当年美国政府无人能出其右。


管理者容易犯的一个错误是受限于已经不再有价值的过去。这包括过去计划开始但尚未开始的工作、过去已经投入过资源但没有达到期望效果的工作、以及过去产生了很大价值但现在产生的成果越来越少的工作。人类在“自我”心态的驱使下,总是下意识的保护自己昨天的成功;如果组织不能对过去进行无情的检讨,那么组织的血液都会流失到这种自我之中。


2、“这件事交给别人做是否会影响效果?”


将可以由别人代为参加而不会影响效果的事情交给别人去做,即“授权”。


以参加会议为例,研究所为了发布研究成果的新闻,往往得由主持该项研究的高级研究员来撰稿,但高级研究员往往只能写出一些高深莫测的数学公式。事实上研究所里有很多人都知道该项研究的经过,此稿件如果交给别人写,反而能够写出文笔流畅、通俗易懂的稿件。所谓“授权”,即是将可由别人完成的事情交付给别人,这样才能做真正应该由自己做的事情。


3、“这件事是否重复的发生?”


重复出现的危机是可以通过完善制度来预先防止的,或者被设定为每个人都能够处理的流程,将专家的时间解放出来。


麦克纳马拉出任美国国防部长之前,国防部内每年会发生一次危机,那是在630日会计年度结束前,国防部上下都要为了消化当年度的预算而忙碌,否则剩余部分需要缴还国库。麦克纳马拉上任后,很快看出了这根本不是一项问题:对于预算尚未用完的部分,可以转入一个临时账户。之前之所以没有完善制度和流程而导致危机重复发生,往往是疏忽和慵懒造成的。


4、“这件事是否跟人际关系的协调相关?”


管理人员如果将过多的时间花在处理纠纷和摩擦、争执和合作等问题上,可能是职权设置出现了问题造成互相冲突或依赖过多,也有可能是人数太多了。偶尔才有需要的专家,就不该正式聘用。


5、“这件事是否用于信息同步或协同决策?”


一个最常见的情况就是开会。会议是组织缺陷的一种补救措施,开会太多意味着组织不健全——职位结构不当、单位设置不当、以及职责混乱,导致每个人不能随时了解自己工作所需要了解的信息、获得所需要的资源。


某大型公司在1900年以前的传统产品是蒸汽涡轮机,当时公司设有一个蒸汽涡轮机部门,有自己的管理层和幕僚。二战期间,该公司踏入了航空发动机领域,又成立了一个专门负责飞机和军品的部门。后来,该公司又增设了原子能部门,该部门由公司研究所分出而设,也与研究所保持密切关系。到了后来,蒸汽涡轮机、航空发动机和原子能这三个产品的市场发生了重叠,三种产品渐渐可以互相替代、互相辅助,也可以说是互相竞争,三者为用户提供的最终价值是一样的——电力。这样的结果是,多年来三个部门都忙于永无止境的会议。再到后来,三个部门归并到了一个组织单位下,由一位经理人管辖,问题总算有所好转,会议时间比以前大为减少。


另一个例子是,某一医院的院长多年来都要耗费大量时间应付院内医生们的电话——医生们从住院部找不到床位,但是院长却几乎每次都可以找到。原因在于病人出院时,各病房的护士长、主办出院结账手续的出纳台是随时知道的,但住院部的人只在每天清早5点清查床位的时候才能知道。解决的方法很简单,只要各病房护士长在填写出院通知单给出纳台时抄送一份副本给住院部就行了。


第三步:将零散的“可自由运用的时间”集中成连续的时间段。


比如写一篇论文的初稿需要7个小时,但如果一天安排30分钟,连续写两个星期下来,恐怕得到的还是一张白纸。但如果能集中一整块的时间,切断所有通信,那么7个小时下来基本上就有一篇差不多的东西了。


某位极有效率的银行总裁是这样安排自己的时间的:召开业务会议、约请高级职员讨论和接待重要客户之类的工作都安排在星期一和星期五;星期二、三、四的下午用来处理突发问题或杂项工作;但这三天的上午,他会事先排定时间来处理重要事项,以90分钟为一个单元,这90分钟内不接电话。


上面这些事情,都是很难做到的。但如果能将这三个步骤养成习惯,那么执行起来就不再会感到痛苦或不适,而带来的有效性提升却是惊人的。


最后还有一件事情是有关团队时间有效性的,即,定期问问你的下属:“请你想想看,我常做哪些浪费你的时间而又不产生效果的事情?”


“第三只眼”:

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