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自我管理的哲学:对Kanbanfor1的需求无处不在

2015-02-12 12:16 谢丽 译


从我开始试用Kanbanfor1以来有四年的时间了。在敏捷2012大会上,我第一次介绍这个概念以及Snapper采用个人看板的故事,从那会到现在也有两年了。我一直在使用、培训和介绍Kanbanfor1,并且与IT内部人士和外部人士一起举办了若干次研讨会。在这篇文章中,我将告诉你我在过去四年里所持有的与Kanbanfor1相关的五个首要观点。


个人看板是一种自我管理——包括任务和时间——的哲学。它由Jim Benson提出,出现于丰田看板系统,用于在大型项目或组织中管理工作流程。


Kanbanfor1是一个个人看板工具。多任务即使不是完全有害的,至少也是效率低下。基于这样的理解,Kanbanfor1帮助你一次处理一件事,并自始至终跟踪工作或任务的进展。Kanbanfor1帮助你“停止开始新任务(stop starting)”及“开始完成已开始的任务(start finishing)”!


下面是一个看板图的示例:



Kanbanfor1适合任何人、任何情况


对于每个人而言

我从来没有见过一个在时间管理方面没有问题的人。每个人都希望一天有更多的时间,这样他们就能安排更多的事情。我们无法延长可用的时间。关于如何在现有的时间下变得更加高效这个问题,我们都在寻找答案。经验和研究表明,解决这个问题的方法是停止多任务,专注于正在进行的工作,实现一种全神贯注的工作流状态。


个人看板最初在IT专业人士中间流行起来,但我很快就注意到,它也吸引了IT领域之外的同事、朋友和熟人。在晚餐时的谈话,可能是我第一次能够谈论精益概念,而又没有人走神及希望我停止“谈论计算机”。


在工作和生活的各个领域,人们在时间管理方面通常都有相同的愿望,并面临相同的问题,个人生产力概念似乎能引起每个人的共鸣。我的朋友Lou在一张个人看板图上协调新西兰其中一家最大的交友网站的市场营销工作,Emma使用Kanbanfor1管理她为国家广播电视所做的研究工作,而Brenda用它调配电视和电影的资金。Kanbanfor1对许多专业领域的人而言都非常有用,尤其是在去年,我注意到,参加我的个人生产力课程的大部分人都来自IT领域之外。有趣的是,虽然Kanbanfor1看上去对各个层次的管理人员尤其有吸引力,但许多从事会计工作的人似乎并不喜欢它。


个人看板还用在许多情况下。人们经常在工作场所和家里都有Kanbanfor1面板,其使用范围令人着迷。


在工作场所

一对一

人们用Kanbanfor1管理他们自己的工作流程和任务,但事实证明,在一对一交流中,它也是一种很棒的谈话工具。优秀的管理人员至少每两周就会同他们的直接下属进行一次一对一的谈话,但通常,这种交流会让人觉得有点勉强而难以开始。人们告诉我,从他们开始将个人看板图引入这些交流后,同他们领导进行的一对一交流变得重点更突出且更有价值。


Kanbanfor1面板上的任务是一个极好的对话起点,可以提供许多话题。但重要的是,不要将看板作为对人们进行微观管理的控制工具,而前提条件是有良好的信任关系,确保透明度不会被滥用。如果可以做到这些,那么可以试着在下次一对一交流时带上Kanbanfor1面板;它是一个非常强大的对话指引功能。


轮班

我的其中一个客户运营着一个大型的消费者网站,他们提供24x7小时的消费者服务。人们通常结对工作,一人白天工作,另一人则晚上工作。当晚上工作的人来上班的时候,他们需要知道队列中有什么情况需要在他们的班上处理以及白天发生了什么。过去,这是用Excel电子表格来记录的,直到团队发现了个人看板。现在,每对员工交替使用同一块Kanbanfor1面板:晚上工作的人更新看板,将要进行的工作定义在“要做的事”和“接下来”栏中的便利贴上;白天工作的人在早上来上班的时候高兴地接管工作,并开始队列中的工作。



精益咖啡馆

精益咖啡馆是一个有组织但没议程的会议。在速度方面,它有点像一个固定时长的“非会议(unconference)”:人们聚到一起,决定议程,并开始交谈。


精益咖啡馆开始的时候,人们用想要讨论的话题或条目填充个人看板图,形成会议议程。


然后,他们一次讨论一个条目,并限定每个条目的讨论时间。人们将一个便利贴移到“正在进行”栏中,并在允许的时间范围内讨论这个话题(我喜欢3到5分钟)。一旦时间框用完,小组决定是否继续讨论这个话题,并增加另一个“时间框(time box)”,或者继续讨论下一个主题。当约定的时间用完,或者没有更多需要讨论的问题时,会议结束。


自从我的客户在每个会议室中提供了一个Kanbanfor1面板,使用精益咖啡馆形式的会议大幅增加!


备忘

我见过清除“已完成”便利贴的各种不同的方法。有些人只是在每个周结束的时候把它们扔掉,而其他人会保存它们,把它们放入笔记本或者叠放在某处,并将它们作为已完成工作的记录。如果你正在做月度报告,那它们将非常有用。你可以回头查阅任务列表,确定所取得的成果。或者,如果你针对不同的项目或工作类型使用彩色的工作流,那么你可以非常快地弄清楚不同领域工作负载的平衡情况。


在家里

大部分习惯在工作场所使用个人看板的人都非常喜欢它,所以他们很快就在私人生活中运用看板图。


在业余生活里,我们都有需要完成的事情,而且我见过人们使用个人看板计划假期、婚礼、移居他国以及马拉松训练。我有一个朋友,目标是跑纽约马拉松。她专门为这个特定的目标设置了一块Kanbanfor1面板,在上面跟踪所有的训练事宜、参加活动及安排行程。


我和我的搭档经常临时地共享个人看板,以便计划周末想要做什么:这通常包含诸如购买生活用品、开具发票、预定机票、修剪草坪及写博客等事情。我们还用Kanbanfor1规划行程。


甚至是孩子都已经开始用Kanbanfor1管理她们的家庭作业和家务(那很有效,只要我们抵制住往她的看板上添加任务的诱惑)。


奇特的用法


开始的时候,我在看板图上使用了一个“加速泳道(expedite lane)”,因为我读到过我应该这么做。但结果表明,这在个人看板中并无必要,因为个人任务通常都足够小,只需要重新安排接下来要做什么就可以了。我很快就在看板图上调整了加速部分的用途,将其用作备注,我发现它可以发挥不错的提醒功能。


我已经观察到,人们使用备注部分作为提醒区域,用于建立习惯。我的一位同事就有一个很大的便利贴,上面写着“准时参加会议”,而我现在有一张写着“随机行为评价”的便利贴,因为我希望养成一种习惯,让人们知道我觉得他们做的很好。


这个地方也可以用于定期的、日期驱动的任务的提醒,比如月度报告。它们可以“存放”在备注区,并在是时候做它们时移入工作流程。


Kanbanfor1让我了解组织


作为一名教练,让人们习惯于使用Kanbanfor1的过程有助于了解组织如何工作、团队如何工作以及人们如何工作。这使我了解一个组织的文化和理念,而且基于人们使用的Kanbanfor1面板,通常可以发现更多关于组织中的人们如何工作的信息。


正如考察组织的Scrum/看板团队或查看“组合看板图(Portfolio Kanban boards)”,粗略看一下人们的Kanbanfor1面板可以使我对下列内容有一个印象:

人们同时执行多项任务吗?他们的“正在进行”栏有叠放的便利贴吗?如果有,为什么?那是个人的问题,还是组织的问题?


他们或他们的组织允许制定松弛的计划(天、周),还是以小时为单位制定天计划?人们关于实现目标的想法是否实事求是?


对于时间利用率有一个基本的信念吗?比如,始终很忙是最好的方法吗?


人们是以可持续的步调开展工作吗?或者他们只是有太多的事情需要做?


这让我了解到组织的信念和价值观,有助于我提出恰当的问题。这还能帮我确定,哪些行为受组织驱使,哪些行为是个人行为。这通常是一个很好的指示器,可以表明人们是否处于一个可以形成良好习惯的环境中,比如,一次执行一项任务。


个人看板为我提供了可见性。作为一名顾问兼教练,这能帮助我确定干什么或者了解什么,并决定下一步培训/讲授什么。这还能帮助我确定,我究竟是否愿意同一个组织共事。(我经常在一次Kanbanfor1介绍后就可以知道。)


从一名教练的角度来看,个人看板对我而言效果很好,而且对于不直接属于敏捷团队的人而言也很好。产品经理和其它管理角色通常有很多定义不明确的地方,而且与敏捷团队成员的角色相比更加不固定,通常也没有列出任务的团队看板提供可见性。我发现,个人看板在提供这种可见性方面非常有价值,而且能够帮助我调整连续进行的培训和对话。客户告诉我,他们已经发现Kanbanfor1非常有价值——除了管理他们的工作外,它还提供了很棒的话题和讨论点,而且随着时间的推移,它可以生成一个成果日志,我们可以用来调整和集中培训。需要重点注意的是,那之所以能够发挥作用是因为我与客户互相信任,并且有一个非常明确的培训协议。我从来不会在这点上对学员进行强制,如果人们对这种可见性感觉不舒服,我总是会让步。


有些人可能会发现,Kanbanfor1在工作中提供的可见性和透明度存在争议,微观管理与控制的可能确实存在,应该认真对待。我建议,如果具备一种信任、开放、协作的文化,如果人们觉得分享其工作的性质和进度是安全的,只有这时才使用开放的个人看板。关于是否可以接受互相查看看板,我总是确保有恰当的工作规范。我从来没有对个人看板发号施令。而且,我总是确保我的个人看板是可见的。


总之,我已经发现,个人看板提供了更好的培训时机,增加了可见性,并共享对工作或任务的理解,而且如果某个人要做的工作太多或太少,它还能使组织内的人围绕个体任务开展协作,互相帮助。通过这些,个人看板为在组织层面上采用敏捷提供了支持。


通往组织变革的方法


个人看板的一个令人意外的附带结果是,在提高个人生产力的同时,人们更多地了解到,这通常与个人习惯没有关系,而是与组织问题有关。我发现,有了个人看板,人们经常会开始看到组织问题,并开始解决它们。


两年前,我在一家大型电子商务公司就Kanbanfor1做了一次演讲。我谈论了限制在制品(WIP)及工作可视化的观点和原则;有些东西似乎引起了其中许多参会者的共鸣。许多人开始使用Kanbanfor1面板,并且一段时间之后,部分人开始在团队中共享看板。人们也认识到,这种理念对于管理整个公司的项目非常有用,并在整个组织内引入组合看板(读者可以阅读我发表在敏捷联盟的文章《组合看板——着眼大局》,或者观看我在InfoQ Agile Australia 2014大会上的演讲视频)。


这是一种非常有趣的敏捷实施,因为它不是从团队层面开始的。它是在开发人员、测试人员、设计人员、产品经理及组织所有层面上的管理人员中间从个人层面上开始的。我们永远不会官方地决定引入敏捷,而是由它自由发展。一些开始时很小的事情导致了整个组织范围内的敏捷实施,而同时,作为一名教练和顾问,我帮助人们采取主动,争取更广泛地实施。


从个人看板转到更广泛地敏捷实施不只是个例,而实际上是一种有用的模式。从那时起,我已经向其他多个组织引入了敏捷,有的从个人看板开始,有的同时引入团队层面的Scrum/看板和Kanbanfor1。在所有情况下,它都有非常好的效果,这主要有两个原因:

1,尝试观点和原则没有任何威胁性。人们可以在他们自己的时间里以他们自己的速度学习和培养新的习惯,并或多或少使用他们想要使用的概念。使用个人看板不是一个重大的决定,不需要审批过程。人们可以只是自己尝试,如果他们喜欢,他们可以开始考虑同时把它们应用到组织。


2,个人看板对团队中的每个人而言都是一个非常优秀的训练场,实际上是组织中的每个人。它提供了一个沙箱,供人们培养新习惯,尝试新想法,并加深人们对敏捷和精益如何工作的理解。即使有人可能不属于交付团队,比如销售、市场或财务的人,也了解交付团队的工作原则以及当他们谈论敏捷和精益时所谈论的内容。它为公司里的每个人创建了一个共同的参考和语言框架,在人们首先尝试了Kanbanfor1后,解释敏捷如何工作简单了许多。


Kanbanfor1可以给你一个起点,一条变得敏捷的起跑线,解决组织问题,并在组织做好准备后采取下一个步骤。即使他们永远不采取下一个步骤,提高个人生产力和工作流程也已经是巨大的成功!


Kanbanfor1与其它工具搭配使用


Kanbanfor1本身很好用,但也可以通过使用辅助技术和工具来加强。下面是两种我最喜欢的技术:


Kanbanfor1和番茄工作法

个人看板可以帮助我们完成已经开始的工作,而番茄工作法可以帮助我们开始一项工作。番茄工作法是一种个人生产力技术,它能帮助我们停止拖延,继续工作。其思想是每次集中注意力努力工作25分钟,然后暂停一会,提神醒脑。


虽然通常我们无法在25分钟内完成复杂的任务,但番茄工作法可以帮助我们欺骗我们内在的拖延者:不管任务如何复杂,最重要的是开始。很快,我们发现已经在25分钟内完成了一些事情,手头的任务似乎不那么艰巨了。


个人看板和番茄工作法是天生的一对。Kanbanfor1系统使你可以记录概况、提供任务场景及最小化在制品,并通过该系统帮助你实现良好的任务流程。番茄工作法是个人看板的一个很好的补充,能够帮助你将注意力集中在“正在进行”栏上。个人看板和番茄工作法完美地结合了流程的优点和时间框的长处。


Kanbanfor1和“专注标志(focus flags)”


我们的工作常常会被打断,这是一种生活现实。但我们仍然希望能够提升集中注意力的能力。为了确保其他人知道,我们正在做的一些事情是否可以打断,我们没有深入工作流程并专注于创造性的工作,专注标志已经被证明非常有用。


专注标志是一个小纸旗,告诉人们是否可以打断你。人们用blue-tak把它们贴到Kanbanfor1面板上:如果标志向上,意思是“请不要打断”;如果水平,则表示有重要的或紧急的事情可以打断;如果向下,则说明可以聊一些不紧急的事情或天气。


不过,重要的是要在专注于一项任务和可被他人打断之间找到合适的平衡。有时候,在工作中帮助其他人对整个项目而言更好,或者说,良好的社交互动要优先于你自己的生产力。确保实现全局最优!

人们喜欢美丽的东西


立在办公桌上的Kanbanfor1面板可以简单、雅致。A3大小的尺寸在你的工作空间里就已经足够显眼了,但它实际上只是一块硬纸板,因此并不会太大和过于分散注意力以致让人觉得它占据了办公桌。看板应该立的比较牢固,不能一碰就移位,它们作为你正在做的工作和你已经完成的工作的固定参考。人们喜欢可见性,但也喜欢Kanbanfor1面板的实体特性——物理地将一个便利贴移动到“已完成”栏有一种与生俱来的满足感。


我们发现,人们最终还是喜欢美丽的东西,拥有一块精心设计的看板,无论是纯黑色还是渐变色,都让人们快乐。组织喜欢为他们的团队、同时也为他们的客户配置成套的品牌看板或个人设计的看板。

从事“知识型工作”的人最终会得出大致相同的工作流程。我们发现,印刷的看板适用于各种角色和行业,而且工作流程也适用于许多不同的人——虽然偶尔有人会希望对栏进行重命名,而那没关系。


大家都有某种待办事项列表,Kanbanfor1是一种应对我们每天所面对的绝大多数任务的简单但功能强大的方式。对于某些人而言,它并不适用。但对于确实用着它的人而言,它确实是他们所需要的。


通过辅导、培训和使用Kanbanfor1,我不仅自己学到了许多关于工作方法的东西,而且也为它在我所有的客户那里都如此有用而惊讶。如果去掉了敏捷、精益和IT领域的术语,那么个人看板适用于每个人。


最后,有一条建议:有一种正确的方法和一种错误的方法揭下便利贴。如果你从一侧揭下便利贴,那么它们并不会离开看板。谁知道!!


关于作者


爱可以让人做一些疯狂的事情,Sandy Mamoli就是一个活生生的例子。她追随自己的心意于2007迁居新西兰,自此以后便被惠灵顿的旷野所深深吸引。从就职于位于阿姆斯特丹和哥本哈根的索尼爱立信全球企业网站,到成为新西兰的一流敏捷教练及南半球最大的敏捷社区(按人均计算)AigleWelly的负责人,Sandy为新西兰的企业带来了实用的欧洲风格,并热情地向他们宣传有关敏捷的一切。她从前是一名奥运会选手、极客、科技迷和崭露头角的铁人三项运动员。她是Nomad8的联合创始人和所有者之一,并且是Kanbanfor1背后的推动者之一。她对敏捷非常了解。sandy@nomad8.com @smamol



 
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