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时间管理不等于事件提醒(喔)

2015-06-28 23:21 光荣之路

有不少朋友都在使用Outlook或者Google日历来进行日程安排,其实这两种软件我都长期使用过。Outlook是客户端软件,共享日历的方式比较麻烦而且受一定条件限制,基本上我见到过的使用Outlook作为日程管理软件的朋友都只在一台电脑上使用,但如果您拥有一部Windows Mobile手机,由于Outlook Mobile与Outlook之间的同步是非常容易的,因此情况会好一点儿。Google日历是在线系统,虽然Google提供了离线功能以方便用户在无法访问互联网的时候使用,但其优势还是一处数据,随处访问。Google日历的一个亮点是提供短信提醒功能,也就是说到达某一个日程项的提醒时间时,Google会自动向用户的手机发送一条提醒短信,这比较方便那些不能随时使用电脑的朋友。但是无论是在电脑与手机之间同步日程表还是在电脑上事先设置好到时候由服务提供商向手机上发送提醒短信,这些都只能叫做事件提醒而不能叫做时间管理。

日历+闹钟

无论是Outlook还是Google日历,都是比较典型的事件提醒软件,都没有跳出“日历+闹钟”的应用模式。用户在头一天晚上临睡前或者当天早上起床后,先想想这一天里要做哪些事情,什么时候自己适合去做或者有可能去做,然后逐条添加到日历上,再设置好提醒闹钟,以免忘掉。到了这一时刻的时候,闹钟就会响起,弹出一个对话框提醒用户该做某件事情了。这种方式无可厚非,它也确实帮助我们避免一些因遗忘和疏忽而造成的失误和损失。但是在我经过很长一段时间的使用之后,我渐渐地发现这种方式已经落后了。

假如用户的工作和生活中都是一些琐碎的事情,没有多少主次之分,每天只需要按部就班地完成这些事情就行的话,使用“日历+闹钟”的方式基本上就足够了。比如早上6点提醒起床,8点提醒去上班,中午12点提醒吃午饭,下午6点提醒下班,晚上10点半提醒睡觉或者是安排下个星期某一天给好友买生日礼物等等,诸如此类的事情没有多少主次之分,也没有必须花时间去安排先后顺序,只需要按部就班地完成,别忘了哪件事就好。有很多事情都是每天在某个特定时刻都要去做的事情,这类事件完全可以设定为重复事件,每天定时提醒,以至于养成习惯以后也可以不需要外界提醒,人体的生物钟自动会叫我们去做这件事情。

虽然目前还有不少朋友在使用这样的方式来安排自己每一天的日程,但我还是坚持认为,对于一个不断追求进步,时刻想要充电和提升自己的都市上班族或者企业管理者来说,这样的方式真的已经落后了。如果您属于这样的人群中的一份子,而您又还在继续沿用“日历+闹钟”的模式,我奉劝您趁早考虑调整方式。

为什么说“日历+闹钟”的模式落后了呢?我在第一篇文章《时间管理——被忽视的理念!》中提到过,切忌总是与时间赛跑。咱们拿刘翔来打个比方,刘翔一般在什么时候跑得最快?比赛的时候。假如刘翔时时刻刻都要求自己跑得最快,那他早就累死了。与时间赛跑也是同样的道理,假如您偶尔遇到航班即将起飞而您还在半路堵车的情况,这个时候与时间赛跑就变得尤为重要。偶尔与时间赛跑意味着大部分时间您的身心可以得到适当的休息和舒缓,长时间与时间赛跑就容易造成身心的劳损,得不偿失。“日历+闹钟”的模式就容易带人走入与时间赛跑的死循环。时间永远在不断地前进,而人却不可能一直沿着一条事先预计的笔直的道路向前奔跑,路上总是会遇到或多或少的变化和影响而临时改道或走了绕路。几乎没有人能够确切地统计出一个正常人每一天脑子里会闪现出多少个想法,但可以肯定的是会非常多,而且绝大部分只是一时的念头,过会儿就忘了,但是有实施冲动的念头肯定也不少,再抛开那些做之前又打了退堂鼓的念头,剩下的其实也不少,如果把这些想法都加进当天的日程表里,必然会把日程安排得满满当当。而且人类是群居动物,有很多事情其实是别人需要或者希望我们去做的,再把这些事情加进来,那日程表更是挤得不能再挤了。所以为什么现在很多人的口头禅都变成了“哎,最近太忙,没时间!”(待续)

(作者:Autumoon 来源:http://www.cnblogs.com/Autumoon/archive/2010/01/24/1655139.html)

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