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时间管理——如何应对外界的干扰

2015-07-01 22:45 光荣之路


人类是群居动物。除了好莱坞电影里,其它地方大概是不会有孤胆英雄的存在。原始社会不存在孤胆英雄,一个人独来独往的话,别说耍帅,就连生存都很困难;现代社会也不存在孤胆英雄,一个人哪怕再不合群,也不可能不靠别人就能活一辈子。其实在大自然里,人类是非常脆弱的动物,在不借助工具或者团队协作的话,人类几乎打不过任何一种食肉动物。因此从远古时代开始,人类就是群居,一起打猎、一起偷菜、一起哭、一起笑、一起排队买火车票……

即使到了现代社会,无论科技有多么进步、文明有多么发达,这最基本的社会组织形式并没有发生变化,人与人之间的关系就是一环扣一环,相互依存的。有的时候,我们需要别人的帮助,而有的时候,别人也需要我们帮忙。同样的,当我们需要老板发工资来让我们养家糊口的时候,老板也需要我们去帮助他使得生意越做越红火。因此,无论是在生活上还是工作上,我们都不可能各自独立地活着,尽管大多数人做自己的事情的时候很不愿意被别人打扰,但是没有办法,不可能不被别人打扰。

即使心里再有怨言,我们也不可能拒绝别人的“干扰”,因为一旦关闭了别人来“干扰”您的通道,也就关闭了您去“干扰”别人的通道,而我们每个人都根本无法保证自己不需要去“干扰”别人,所以说于人方便就是于己方便。

可是说起来总比做起来容易,既然我们在探讨时间管理,而外界干扰尤其是那些不可预知的外界干扰对我们个人的时间管理是相克相冲的,那么就必须要找到合理的应对方案才可能使得时间管理能够长期坚持下去并且成为习惯,否则既然我安排好自己的时间又总是会被外界的干扰打乱,那么干嘛要花时间规划自己的时间呢。

面对外界的干扰,我认为首先是心态最重要。有一个良好的心态,可以保持不急不躁,面对棘手的问题能够比心态欠佳的朋友更有思路和方案,关键问题的处理上也就能够更加果断和精准。心态不太好的话,就很有可能因为一处的变化而影响了对全局的掌控和把握。一天里的偏差可能不那么明显,但是时间一长,人与人之间的差别就显现出来了。所以一定要有“人挡杀人,佛挡杀佛”这样从容不迫的应变能力,如果只会杀人,佛来了岂不就没辙了?

如何建立良好的心态呢?首先就要正确地看待来自于外界的干扰。我们可以将“外界的干扰”简化为“变化”,其实宇宙间万事万物时刻都在发生着变化,有人说只有一样东西是不变的,那就是“变化”本身,我认为这还不够,还有一样东西是不变的,那就是我们对“不变”的期盼。我们常常在心里祈求:“这个东西就这样了,不要再变了好不好嘛!”然而总是事与愿违。既然经验和教训无数次告诉我们,周围没有什么是一成不变的,那么又何必再继续奢望不变呢?如果面对一件事物,一开始就告诉自己它始终是会变的,那么当它真正发生变化的时候,由于有了心理准备,也就容易做到处变不惊了。如果您能做到处变不惊,那又怎么会有乱了阵脚的可能呢?

无论我们是在头一天晚上还是当天早上进行时间管理,我们都不能奢望这一天里所有的事情都按自己预先的设想按部就班地进行,我们无法预测下一秒会发生什么事情,就像我现在写得正欢,但我根本无法保证待会儿我要提交的时候网络是不是会断掉。既然外面的世界总是在不停地变化,那么我们又为何要为自己设定一个刻板的安排计划呢?所以,在进行时间管理的时候,当您看到您刚刚安排好的日程,首先要告诉自己的是:“这份日程肯定是会有变化的。”只有当您事先有了心理准备,在真正遇到干扰和变化的时候,才不会显得慌乱和沮丧,因为您预先知道会有变化,而且变化也如您所安排的一样出现,那还有什么好怕的呢?

空间太小缺少缓冲这不是说时间管理并不重要,只要装模作样列个日程表就够了。我还是那个观点,时间管理的重点不是时间而是事情的重要性。在规划自己的时间的时候,要有意识地留出一些缓冲时间,假设您6点下班,那么您把工作项大概安排到4点半左右;晚上您是11点上床睡觉,那么您把晚上要做的事情大致安排到10点左右。空出来的时间不建议用来发呆开小差,而应该用作应对变化所需的缓冲时间。假如您把工作项安排到6点,满满当当的,看上去没有浪费一丁点儿时间,那么只要中间有一个同事让您帮他一个忙,您晚上就得加班;假如您把晚上要做的事情一直安排到11点,那么只要中途有一点儿事情耽误一下,您第二天就可能睡眠不足。当然我知道,自己的生活还好说,要想在工作的安排上给自己留出一些缓冲时间不那么容易,这需要技巧和环境的允许,但我认为更关键的是,如果您想这么做,那么首先您对自己的工作效率和专注力就必须有足够的自信和把握,否则很容易因为时间安排不当而造成失控。如果您不能在时间安排上给自己留出一点儿缓冲区,那么也不要紧,把那些计划在列的但是不重要的事情当做预备缓冲区域。假如您今天没有遇到什么干扰,事情进行得都很顺利,哪怕是那些不重要也不紧急的事情都完成了,那么恭喜您,您交了好运了,但是别高兴太早,这样的运气不是天天都有的。假如您日程很满但还是遇到了比较重要也比较紧急的事情,那么不要紧,砍掉最最最不重要也最最最不紧急的事情先。什么?时间还是不够用?没关系,继续砍掉最最不重要也最最不紧急的事情,以此类推,再不行就把重要但不紧急的事情降级或者顺延。时间管理并不要求我们每天都把日程表上所有事情都完成了才能上床睡觉,而是只要最紧急最重要的事情完成了,重要但不紧急的事情有了一定的进展就可以安心了,紧急但不重要的事情可以考虑“外包”给别人去做,不重要也不紧急的事情可做可不做,或许过两天您看都懒得看它一眼。

面对外界的干扰和变化,就要求我们自身也是变化的。其实经营自己的人生和经营一家公司没有什么本质的区别,成功的企业家个个都对趋势和变化非常敏感,甚至有令人惊奇的预知能力。如果一开始制定好一套商业模型和规范流程,然后一成不变、按部就班地执行,不容许有半点变化,那绝对不可能创造出一家成功甚至伟大的公司。

只有相互配合、共同协作才有可能取得成功外界的干扰有很多种,不是所有的干扰都值得我们更改既定的日程安排,我们也大可不必将所有的干扰都看作比自己的事情更重要。当然,有的事情我们不能拒绝,比如您的老板突然需要接待一位客户,让您帮他继续完成一份文件,这份文件或许跟您一点儿关系都没有,但是老板不希望工作进度因为临时接洽客户而受到影响,他希望送走客人后这份文件就已经处理好了,类似于这样的事情,我们不能因为自己的日程早有安排而拒绝,相反应该怀着开放的心态来接受,群众的眼睛是雪亮的,老板的眼睛也不那么模糊,个人的能力和潜质往往可以通过这些不起眼儿的小事得到更充分更有效地展示。然而有的时候我们也得学会说不,比如我今天计划写这篇我认为非常重要的文章,那么下班时几位同事拉我一起去酒吧放松放松,我就会立场坚定、旗帜鲜明地对他们说:“不……好意思,我晚上已经有安排了。”

所以,在原则范围内,我们应该尽量将自己的工作和生活安排得有张有弛,过于刚性容易折断,过于弹性又容易松懈,因此想要规划好自己的时间真的不那么容易,值得我们继续深入探讨和实践。

(作者:Autumoon 来源:http://www.cnblogs.com/Autumoon/archive/2010/02/02/1662302.html)

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