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【摘文】周例会流程及说明

2015-12-09 23:17 摘自51CTO

最近准备建立团队进行周例会机制,以下这个例会方法比较详细,可以摘选部份:



活动名称

LTM/主持人

TE/会议参与人

会议记录人

会前准备

1、 本周工作计划

进行周工作闭环

2、 下周工作计划

草拟的下周工作计划安排,需要和每个人沟通达成一致。

3、 公司团队需宣导事宜

4、 单独的议题

具体的适合在周例会上讨论的议题:

1、 本周周报总结

2、 下周工作计划草稿

3、 需反馈沟通的问题汇总

会议纪要模板(纸质或电子档)

会议开始


集体事宜宣导

首选对需要集体知会的事宜进行宣导。

举例:优秀员工、制度、规范、通知、人事变动、绩效、临时约定、上级指示等。

逐点轮询

和每个人沟通确认上周工作情况,限时5分钟。



本周工作

总结汇报


汇报上周工作计划和执行情况;做个人的会议纪要。

进行会议内容纪要

下周工作

计划汇报


汇报个人的下周工作计划和安排


下周工作

计划确定

LTM根据每个人自拟的工作计划,和自己初步排定的工作计划进行对比,充分沟通后,确定下周工作计划


进行会议内容纪要

集中讨论疑难问题

将每个人在本周工作中反馈出来的疑难问题、工作心得进行集中分享,讨论,指导,小型的学习讨论会性质。

单独议题

宣导讨论

实现准备的议题,在周例会上宣导讨论。可以是学习、工作、生活等多方面的议题。

会议收尾


逐点确认

个人纪要

LTM要求每个人反馈个人会议纪要,对事情的表达和理解达成一致和闭环;



反馈个人纪要


个人描述自己所记录的会议纪要内容


反馈团队纪要



会议记录人再次描述团队级别的会议纪要。

团队周报

LTM形成本团队的周报,向上级反馈工作。



会议遗留问题闭环



会议记录人,根据会议的安排,对会议遗留问题进行跟踪和闭环检查。



解释说明:

会前准备:

各角色需要完成自己的例会前准备工作。无准备的会议,只带着耳朵参加的会议非常低效。

集体事宜宣导:

对需要传达给全团队成员的事宜,在例会开始进行集中宣导。会议开始时宣导效果最好,也最正式。

本周工作逐点轮询汇报:

每个人五分钟的时间,需要个人对自己的周工作有较高的概括总结能力。里面如果有需要讨论的点,如果三句话说不清楚,就集中到下一个环节进行讨论。再此环节,不要被细节问题拖延住时间。否则很容易出现,LTM和一个人就某一细节问题反复纠缠了半个小时,其他的与会人员听的昏昏欲睡的现象。

关注重点:

1、 本周工作计划执行情况?

2、 工作任务如有变动,原因和对应措施是什么?

3、 遇到问题时,个人的解决思路和方法是什么?

4、 有没有需要协助或帮忙的事情?

5、 个人工作状态怎么样,生活上有没有事情能帮助或协助?

提醒:如果有人提问问题,请第一时间进行反问:你有什么想法?你的解决思路是什么?——让团队每个成员进行主动思考,而不是养成不动脑子,推卸责任的习惯。


下周计划沟通确认:

下周工作计划,必须由个人先提出,然后LTM进行修订,共同讨论后制定。这种方式,可以让每个人对整体项目进度和安排进行思考,而不是单纯的作为一个执行者;也可以提高每个人自我管理的能力。依靠LTM落实任务,很容易让大家产生依赖心理,最后可能LTM会越来越累,成员会越来越懒的现象——比如LTM周一请假,没有及时安排工作,然后所有的人都无所事事,不知道做什么。


重要提示:下周工作计划,应该按照SMART的原则进行落实。


集中讨论疑难问题:

把本周的疑难问题、工作心得进行集中分享。避免出现大家参与度不高的现象。同时针对共性的问题,还可以普及的讲解和指导。

工作汇报要精简,把较为复杂的事情放在此部分做集中讨论。明确会议各个环节,提高会议效率。


单独议题宣导讨论:

如果有单独的议题,放在讨论环节集中宣导,比如新工具推广,专项研究等。


逐点确认个人纪要:

鉴于每个人的表达能力和理解能力不一样,所以必须增加逐个人复述自己记录的工作计划、代办事宜、方法等。可以最大程度的解决沟通不通畅导致的问题。

同时,也对每个人的会议投入度提出了高的要求,不依赖于会议记录者或LTM的帮助,自己承担自己的责任,整体提高工作效率。


反馈团队纪要:

会议记录者重述团队会议纪要。定位在较为重要、广发的事情上。比如每个人的工作计划,可以只明确几个重点或概括。比如一些约定,可以简述规则等。


团队周报:

根据公司流程,如果需要把团队的周工作情况汇报,则LTM需要制作本团队的周报。应该在组内例会之后再进行编写。


 
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