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职场进阶工具:5W1H分析法及实例2则

2019-03-06 06:50 安晓辉

准备把我熟悉的一些职场工具、思维、方法等,慢慢分享给大家。

今天介绍的工具是5W1H。

5W1H是什么

5W1H分析法又叫六何分析法,是一种思考方法,在企业管理、日常工作生活和学习中得到广泛的应用。

5W1H是从美国政治学家拉斯维尔提出的“5W分析法”发展而来的,最早用于企业生产项目的管理。

5W+1H通过对选定的项目、工序或操作,提出事情(What,何事)、原因(Why,何因)、地点(Where,何地)、时间(When,何时)、人员(Who,何人)、做法(How,何法)等六个方面的问题来帮助思考和分析。

我们先看看在企业生产上,是怎么运用5W1H分析法的,然后我再给出 2 个与个人发展有关的实例。

1)对象 (What)——什么事情

公司生产什么产品?车间生产什么零配件?为什么要生产这个产品?能不能生产别的?我到底应该生产什么?例如:如果这个产品不挣钱,换个利润高点的好不好?

2)场所 (Where)——什么地点

生产是在哪里干的?为什么偏偏要在这个地方干?换个地方行不行?到底应该在什么地方干?这是选择工作场所应该考虑的。

3)时间和程序 (When)——什么时候

例如这个工序或者零部件是在什么时候干的?为什么要在这个时候干?能不能在其他时候干?把后工序提到前面行不行?到底应该在什么时间干?

4)人员 (Who)——责任人

这个事情是谁在干?为什么要让他干?如果他既不负责任,脾气又很大,是不是可以换个人?有时候换一个人,整个生产就有起色了。

5)为什么(Why)——原因

为什么采用这个技术参数?为什么不能有变动?为什么不能使用?为什么变成红色?为什么要做成这个形状?为什么采用机器代替人力?为什么非做不可?

6)方式 (How)——如何

手段也就是工艺方法,例如,我们是怎样干的?为什么用这种方法来干?有没有别的方法可以干?到底应该怎么干?有时候方法一改,全局就会改变。

每一方面的问题,又可以分四个层次来问:现状如何,为什么,能否改善,该怎么改善。这样就会形成一个分析表格:

两个应用实例

5W1H分析法既能用于企业经营,也可用于个人日常生活和工作。我来给两个个人成长方面的例子:成就事件分析和目标制定

用5W1H分析成就事件

成就事件分析可以帮助我们挖掘自己喜欢什么、擅长什么。但没有框架的话,往往我们只能说出来一个事件的印象,无法全面总结分析。所以我将5W1H稍作变化,用作我们的分析框架。

先看变化后的5W1H。

1) What,描述成就事件是什么

事情到底是什么?还有类似的事情吗?这些事情之间有什么关联?

2) Where,分析成就事件与地点的关联性

事情是在哪里做的?为什么偏偏要在这个地方做?换个地方行不行?到底应该在什么地方做?

3)When,什么时候

这件事情是在什么时候发生的?为什么是在这个时候?能不能在其他时候?到底应该在什么时间做?

4)Who,和谁在一起

这件事情是和谁一起做的?为什么是和他做?能不能换一批人?到底应该和什么样的人一起做?

5)Why:原因

为什么做这件事?为什么非做不可?为什么会有成就感?

6)How:如何做

事情是怎样做的?为什么用这种方法来做?有没有别的方法可以做这件事?到底应该怎么做这件事?做这件事用到了什么知识和技能?

然后我们来看这个怎么用。

拿我“大三拿到第一笔稿费”这个成就事件作为例子,5W1H分析如下:

  • What:在《中国青年》发表第一篇散文,拿到100多元稿费

  • Where:在学校宿舍写作;可以是任何安静的地方

  • When:2001年;任何时间都可以,没有特殊要求

  • Who:自己;想持续发表,应该和编辑建立稳定关系

  • Why:喜欢写东西;能发表有价值感

  • How:写文章,信件投递或电子稿件投递。如和编辑有联系,可直接提交给编辑。

经过这么一分析,可以发现:

  • 我很看重他人认可,渴望被尊重

  • 我拥有写作技能,并且愿意通过写作获得成就和认可

  • 我乐意看到自己的文章发表在公共媒体上,如杂志、报纸等

有了这些发现,可能我的未来发展方向就有了。而且你可以看到,我现在就在做这些事情。

用5W1H明确目标

每年开始我们都采用SMART法则来制定切实可行的目标,但我们遇到的困难是,要么不会用SMART法则,要么用错。

比如SMART法则所说的具体(S,Specific),到底是什么意思呢?目标定义成什么样子才算具体呢?很多人都说不上来。

其实这个具体化,就可以用 5W1H 来定义。只要一个目标满足下面的5W1H,就一定是具体的:

  • What:目标要完成的事情是什么,衡量指标是什么。

  • Why:为什么要设立这个目标。

  • Where:在哪里完成目标。

  • When:什么时候完成目标。

  • Who:都谁与此目标相关。

  • How:怎样做才能完成目标。

以减肥为例,5W1H分析如下:

  • What:目标是减肥,衡量指标是体重减轻30斤。

  • Why:想要苗条的身材,提升个人形象。

  • Where:健身房、家里、公园。

  • When:2019年7月31日达成。

  • Who:自己和老公

  • How:每天早晨跑步5千米,晚上以水果代餐。

这样分析下来,目标是不是非常具体了?

你想到怎么用了吗?

记住6个单词,就拥有了一个框架,是何、为何、何处、何时、何人、如何,六何六大问题,可以帮助我们快速分析一个项目、产品、目标,发现问题,找到改善方向。

强烈建议,找到自己工作和生活中的一件事、一个目标、一项工作任务,分析起来。

 
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