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介绍:InfoQ 中国、极客邦科技创始人兼 CEO 霍泰稳.一沙一世界,一树一菩提,每日精进,在平凡的工作和生活中体味成长.

如何让团队一起使用某个协作工具?

2014-05-14 18:54 霍泰稳

本文原稿是说如何和大家一起使用Asana,但其实道理是想通的,所以这儿重新修订了一下。如果你想在团队内部引入一个新的协作工具,比如Tower.im、明道或者Teambition等,那就会面临诸多的挑战。如何能顶住挑战,顺利地和团队成员一起熟悉并喜欢上某个协作工具,还是有一些经验可以参考的。比如下面的几点。


头脑风暴

在让团队成员一起使用某个工具之前,请整理出一个包含团队为什么需要更有效工作的问题列表。有了这些具体的问题,然后再从里面挑选出一个实际的案例,告诉大家如果我们使用这个工具,可以帮助我们梳理流程,以及可以帮助每个人更快地完成所负责的事情。这样的话,吸引力就来了。另外如果你能再有个很吸引人的使用说明文档,那么你的团队就更有可能更快地理解其中的好处。


从小事做起

“勿以善小而不为”,要知道让一个团队马上在一个新的项目中使用一个新的协作工具,难度还是很大的。所以这个时候,最好的方法是看看团队的主要构成,然后选择几个自己认为对新工具持欢迎态度的核心成员。这些人也许就是你的团队中最有影响力的人——有责任心的项目经理或者某个经常做会议记录的哥们。然后再选个合格的愿意对这个新工具做广播的人,也就是咱们通常所说的“传教士”,那么成功的可能性就大增。


慢点推行

“欲速则不达”,在你给团队核心成员发送邀请的时候,最好设置一些项目模板,这样你的合作伙伴就可以在他们打开新工具的时候能够看到一些东西。然后,发送邀请,并且花点时间提醒他们这个新工具是什么,以及为什么团队在使用它。在使用的过程中,还要及时提供指导,比如通过投影仪等展示如何创建任务、分配任务、写评论等等。先从最基本的功能开始,然后慢慢提供一些小的Tips,一步一步引领大家到幸福区域。


整合团队流程和行为

在开始使用之前,想好团队的流程和结构,这一点也很重要。有那么一点计划就可以走的更长远一些。比如,指定一个专门的人负责新工具上面的项目和任务,并带领大家一起复查这些任务。确保团队成员感觉以比较自然的方式来协作也是很有必要的。理解合作伙伴的工作习惯,并认识到要改变他人的工作方式还是需要花些时间和精力的——也许某天你可能不想改变任何人的行为。另外,一定要在使用新工具的过程中注意积累最佳实践,并写到培训教材中,这样新的团队成员就能上手更快。


持之以恒

如果你没有持续使用新的工具,那么对团队成员来说,形成习惯的时间就会更长一些。这时也就是和团队成员再度进行沟通的时刻了。注意,不要退回到过去的旧习惯中——确保你(以及你的核心团队成员)在以身作则。有时候,甚至需要为团队设定一些基本原则,比如什么情况下需要邮件,什么事情必须在新工具上进行等等。


如果你的团队成员还在团队沟通过程中使用邮件,这儿有几个方法可能对你有帮助,以吸引他们转移到新的协作工具上来。不要回复他们的邮件,将他们的邮件转发到新工具平台上并创建一个新的任务,然后只使用这些任务的评论功能来讨论细节。只要你坚持在上面用了,那么大家也会慢慢“迁就”你的习惯的。


聆听团队成员的声音

深入细节。问问题,收集反馈,听听团队成员在使用新工具的过程中哪些有问题,哪些没有问题。你甚至可以在某个地方创建一个“建议”项目以收集大家的反馈。每个任务都是一个建议,从而你可以在每个任务的评论部分针对这些建议进行相应的处理。

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本公众帐号ID为:精进学堂,zenpark,作者为InfoQ中文站创始人霍泰稳,一个在路上的行者,一直在走,有时狂奔,有时踯躅,性情不定,只是希望今天总要比昨天好一点儿。有人说,这就是“精进”。

 
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